Hector VP

Das Verwaltungsprogramm
für Hector-Kinderakademien

4Wege Ihr Arbeitsleben einfacher zu gestalten

Das Hector Verwaltungsprogramm ist mehr als ein Verwaltungs- und Kursplanungstool.

Es ermöglicht mit vielfältigen, weiteren Funktionalitäten die kooperative und digitale Zusammenarbeit aller am Kursjahr einer Kinderakademie beteiligten Personen.

Zudem erleichtert es mit zahlreichen E-Mail-Funktionen und der Integration ins Hector Portal die gezielte Verteilung von aktuellen Informationen. Das Hector VP generiert darüber hinaus einfach und schnell alle für Sie wesentlichen Dokumente und statistischen Auswertungen.

SUPER … der Umgang mit dem Programm ist intuitiv.. die Abläufe {sind} so organisiert, dass wir uns in Zukunft die zusätzlichen Mails an Schule, Eltern, Kursleiter sparen können. Eltern, Schule, Kursleiter haben jederzeit unkompliziert Zugang zu den ihnen betreffenden Informationen. Unser aufwändiges Jonglieren bei der Anmeldephase entfällt. Es gibt eine einfache Nachmeldeprozedur. Durch die Ablaufliste werden wir kaum noch in unsere Unterlagen schauen müssen.

1Kursplanung & -organisation

Das Hector VP begleitet Sie als Geschäftsführung Ihrer Kinderakademie durch alle Phasen eines Kurszeitraumes und unterstützt Sie Schritt für Schritt mit Hilfe einer individuellen Aufgabenliste.

Phasen des Kurszeitraums

Ein Kurszeitraum gliedert sich in die folgende Phasen:

Aufgabenliste

Die Aufgabenliste des Hector VP erinnert Sie kontinuierlich an die in jeder Phase anstehenden Aufgaben. Passend zu den Anforderungen und Aufgaben jeder Phase bietet Ihnen das Hector VP die entsprechend relevanten Funktionalitäten an.

2Kooperative und digitale Zusammenarbeit

Das Hector VP ist nicht nur ein Verwaltungstool für die Geschäftsführung einer Kinderakademie, sondern bietet zudem die Möglichkeit der digitalen Zusammenarbeit aller Beteiligten in einem Programm.

Deshalb verfügen sowohl die Lehrpersonen bzw. Schulen und Kursleiter als auch die Eltern über einen eigenen, individuell konfigurierten Zugang zum Hector VP.

Zugang der Geschäftsleitung

Sie als Geschäftsleitung Ihrer Kinderakademie besitzen einen Administrator-Zugang zum Hector VP.

Über Ihren Zugang können Sie alle gegebenen Funktionalitäten ausführen und haben eine globale Übersicht über sämtliche Informationen und Daten. Außerdem können Sie selbst einschränken, welche Anpassungen die einzelnen Personen über ihre individuellen Zugänge vornehmen können und welche Informationen diese einsehen dürfen.

Zugang der Lehrperson/Schule

Die Lehrpersonen bzw. Schulen können über Ihren Zugang zum Hector VP die Nominierung ihrer Schüler vornehmen.

Über eine integrierte Checkliste der Hector Stiftung kann die Lehrperson die Akademie über die Fähigkeiten und die Eignung des Kindes einfach und schnell informieren. Wenn Sie einen Kurs gestartet haben, steht den Schulen eine Liste mit den Zu- bzw. Absagen ihrer Schüler/ innen in ihrem Schulzugang zur Verfügung. Die Zulassungsinformationen können als Liste ausdruckt und an die Schülerinnen und Schüler weitergeben werden.

Zugang der Kursleiter

Über den Zugang für Kursleiter können Sie Ihre Kursleiter in die Kursplanung miteinbeziehen.

Der Kursleiter kann die Beschreibung der Kurse eigenständig eintragen. Wenn Sie einen Kurs gestartet haben, steht dem Kursleiter die Teilnehmerliste für seinen Kurs in seinem Zugang zur Verfügung. Die Kursleiter haben außerdem die Möglichkeit eine Vorlage für eine Anwesenheitsliste auszudrucken, eine Anwesenheitsliste online zu führen und Teilnahmeurkunden auszudrucken.

Zugang der Eltern/Schüler

Über den Zugang der Eltern haben diese die Möglichkeit ihre von der Geschäftsführung eingeschriebenen Kinder zu Kursen an- oder abzumelden.

Zudem bekommen die Eltern über ihren individuellen Zugang jederzeit alle für sie relevanten Informationen zu den gewählten Kursen und zum Zulassungsstatus Ihres Kindes.

3Kommunikation

Das Hector VP unterstützt Ihre Kommunikation mit unterschiedlichen Formaten der E-Mail-Benachrichtigung direkt aus dem Programm heraus.

Diese umfassen Nachrichten mit intelligenten E-Mail-Verteilern und voreingestellten Texten. Außerdem werden alle Beteiligten über den Fortschritt der einzelnen Phasen und den Status z.B. der Zulassung informiert.

Das Hector VP zeigt automatisch alle Informationen, die Sie im Programm erstellen, auf den unterschiedlichen Zugängen und Portal-Modulen an.

Sie können dabei individuell konfigurieren, auf welchen relevanten Zugängen die Information angezeigt werden soll. Außerdem ist es möglich ausgewählte Informationen auf Ihrer Homepage im Hector-Portal zu veröffentlichen.

4Dokumente & Statistik

Das Hector Verwaltungsprogramm nimmt Ihnen die Erstellung und das Design Ihrer anfallenden Dokumente ab.

Das Programm generiert individuell anpasste und stets aktualisierte Kurs- und Anwesenheitslisten und Teilnehmerurkunden, die einfach zu drucken sind. Zudem können Sie mit einem Klick Ihr individuelles Kursbuch erstellen und eine digitales Kursprogramm über das Hector-Portal veröffentlichen. Mit statistischen Auswertungen hinsichtlich Kursangebot und Teilnahme können Sie datenbasiert in die Planung Ihres neuen Kursjahres starten.